Создание новой книги и папок для хранения информации

Создание новой книги

Для создания новой книги достаточно запустить Excel. При открытии программы в строке заголовка Excel указано, что книга имеет имя Книга1.

Кроме этого, новую книгу можно создать следующими способами:
- нажать кнопку Создать стандартной панели инструментов;
- воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+N];
- активизировать команду Файл/Создать, после чего в появившемся диалоговом окне Создание документа (рис. 1.4) на вкладке Общие выделить значок Книга, а затем нажать кнопку ОК.

Рис. 1.4. Диалоговое окно Создание документа, вкладка Общие

Сохранение книги

Для выполнения новой работы пользователь использует вновь созданную книгу. Если ее не записать на диск (то есть не сохранить), то при случайном отключении компьютера (выходе из программы) вся информация будет потеряна, так как книга находится только в оперативной памяти компьютера. Если работа, которая проделана вами в новой книге, может пригодиться в будущем, сохраните эту книгу на жестком диске компьютера.

Сохранить рабочую книгу можно несколькими способами:
- выполнить команду Файл/Сохранить как;
- нажать функциональную клавишу [F12];
- нажать комбинацию клавиш [Shift+F12];
- нажать комбинацию клавиш [Ctrl+S].

Любой из указанных способов приведет к появлению диалогового окна Сохранение документа (рис. 1.5). Нажав на кнопку раскрывающегося списка Папка, выберите наименование диска, на котором необходимо сохранить документ.

Рис. 1.5. Диалоговое окно Сохранение документа с раскрытым списком Папка

На диске укажите папку, где будет храниться информация. Если такая папка отсутствует, создайте ее, нажав кнопку Создание папки. В результате появится диалоговое окно Создание папки (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Диалоговое окно Создание папки

В поле Имя диалогового окна Создание папки введите имя создаваемой папки, например Изучаем Excel. После нажатия кнопки ОК в поле списка Имя диалогового Сохранение документа появится новая папка с присвоенным именем. Щелкнув мышью на имени этой папки, откройте ее. Если есть необходимость, внутри данной папки создайте следующую, для чего повторите команды, использовавшиеся при создании предыдущей папки. Таким образом создается иерархическая структура папок для хранения информации

В поле списка Имя файла введите имя файла (рис. 1.7), а в завершение нажмите кнопку ОК.

Рис. 1.7. Диалоговое окно Сохранение документа с именем файла, внесенным в соответствующее поле

Сохранение файла также выполняется при нажатии кнопки Сохранить стандартной панели инструментов.

Если документ еще ни разу не сохранялся, то появится диалоговое окно Сохранениедокумента. Если же файлу ранее уже было отведено место на диске, то произойдет лишь обновление информации. Сохранить документ можно также с помощью комбинации клавиш [Shift+F12] или [Ctrl+S].

Открытие книги

Существуют следующие способы открытия ранее сохраненного документа:
- активизация команды Файл/Открыть;
- нажатие кнопки Открыть стандартной панели инструментов;
- использование комбинации клавиш [Ctrl+O].

Рис. 1.8. Диалоговое окно Открытие документа

Для открытия нужного файла следует выбрать диск и папку, в которой он хранится, и, выделив этот файл в поле Имяx, нажать кнопку ОК или дважды щелкнуть на нем мышью.

Организация информации на диске

Выбор имен файлов

Пользователи обычно хранят большинство своих файлов (в том числе текстовые и <эксельные>) в одном месте, например в папке Мои документы. Договора спецификации, счета-фактуры, накладные, таблицы с расчетами, письма, приказы и соглашения - все вместе. Поэтому найти нужный файл бывает очень сложно.

Кроме того, до сих пор многие пользователи присваивают файлам имена, состоящие из восьми английских букв. Попробуйте, например, назвать файл (книгу) именем arif_tab (арифметическая таблица) или arif_dey (арифметические действия), сохранить его среди сотен других таких же, а через некоторое время (день месяц, квартал, год) найти его. Вы увидите, насколько это проблематично. Зачем же вместо понятного и конкретного наименования Договор купли-продажи с АО "Ромашка" присваивать файлу загадочное имя dog_rom? B этом отношении Windows сегодня предоставляет богатые возможности для творческого подхода. В любом случае имя файла должно отображать его назначение. Это позволяет понять, какую информацию содержит файл.

Хранение промежуточных вариантов работы в отдельных файлах

Практически все пользователи, выполняя какое-либо задание, создают один файл и работают с ним. При этом могут возникнуть следующие проблемы. Например, пользователь потратил много времени на создание договора (спецификации, расчета, отчета и т. д.), а он пропал в результате сбоя в работе компьютера.

Бывают и менее трагичные, но также неприятные ситуации. Предположим, работая над многостраничным отчетом большого объема (или сложной разработкой в Excel), вы вдруг решаете удалить страниц десять из имеющихся 100, а через неделю (день, час) понимаете, что поступили опрометчиво. В лучшем случае, если документ сохранился на бумаге, удаленный фрагмент можно набрать по-новому (на что тоже придется потратить время), а если нет - часть работы нужно будет выполнять заново.

Выход из описанных ситуаций достаточно прост. Всегда должна быть возможность вернуться к одному из предыдущих вариантов своей работы. В первом примере для того, чтобы скопировать удаленный ранее текст, во втором - чтобы начать работу с того момента, когда еще не допущена ошибка. С этой целью каждые полчаса, час или перед внесением определенных изменений нужно сохранять свой рабочий файл под определенным номером. По завершении работы лишние файлы можно удалить. Например, дайте файлу название Действия над числами 0001, а через час работы присвойте ему номер 0002 и т.д. Желательно все это делать в специально созданной для такого случая папке, названной, скажем, Разработки. По завершении работы следует занести в архив (заархивировать) все полученные в процессе работы файлы, а сам архив поместить в специально отведенное для этого место на жестком диске.

СОВЕТ

В имя файла можно включить дату его сохранения. Последовательность записи даты может быть такой: год, месяц, день. Например, 14 августа 2001 года - 010814. Это позволяет определить, когда последний раз вносились серьезные изменения в структуру разрабатываемой таблицы или договора.

Создание структуры папок для хранения информации

Необходимо разработать и создать иерархическую структуру папок для хранения информации (или, проще говоря, дерево). Это обеспечит удобство в работе и облегчит поиск и доступ к необходимой информации. В нашем случае дерево может выглядеть следующим образом: Мои документы/Изучаем Excel/Глава ОЗ. От таблицы умножения к элементарным расчетам денежных, потоков/01. Таблица умножения (рис. 1.9).

Группировка файлов по определенным признакам в папки позволяет быстрее найти необходимую информацию. Например, можно создать такие папки, как Договора, Приказы или Письма. Лучше, если все сотрудники предприятия используют одинаковую структуру папок. На некоторых предприятиях это правило вводится в приказном порядке.

Рис. 1.9. Пример дерева для хранения информации

Резюме

В этой главе вы ознакомились с основными терминами, часто встречающимися в данной книге, а также изучили интерфейс программы Excel. Теперь вы знаете, как сохранить свою работу на диске, и понимаете, что правильная организация файлов и папок является залогом того, что нужную информацию можно будет довольно быстро найти на диске.



Опубликовал admin
27 Июл, Четверг 2006г.



Программирование для чайников.