Для создания отчета с
помощью мастера вам необходимо его запустить, а затем в открывающихся диалоговых
окнах выбрать таблицы, входящие в отчет, определить список полей отчета и
порядок их размещения, указать тип упорядочения данных.
Для запуска мастера
отчетов выполните одно из следующих действий:
- Выберите в меню Tools (Сервис) команду Wizards (Мастера), а затем в
открывшемся меню значение Report (Отчет).
- Нажмите кнопку Report Wizard (Мастер отчета) в диалоговом окне NewReport
(Новый отчет), открываемом при создании нового отчета из окна проекта.
- Нажмите кнопку Wizard (Мастер) диалогового окна New (Новый),
открываемого при нажатии кнопки New (Новый) на стандартной панели
инструментов или выборе команды New (Новый) из меню File (Файл) и установке
опции Report (Отчет).
Рассмотрим создание
однотабличного отчета с помощью мастера.
- Откройте создаваемый вами проект, например Sales.
- Откройте базу данных проекта. Для этого на вкладке Data (Данные)
установите курсор на ее названии и нажмите кнопку Open (Открыть) окна
проекта. При этом на стандартной панели инструментов в списке Databases
(Базы данных) появится название открытой базы данных.
- Перейдите на вкладку Documents (Документы) и выберите группу
Reports(Отчеты).
- Нажмите кнопку New (Новый) окна проекта (рис. 7.1).
- В открывшемся диалоговом окне New Report (Новый отчет) (рис. 7.2)
выберите опцию Report Wizard (Мастер отчета).
- После запуска мастера для построения отчета на экране открывается
диалоговое окно (рис. 7.3), в котором вы должны указать тип создаваемого
отчета (табл. 7.1).
Рис. 7.1.
Группа Reports в окне создания проекта
Рис. 7.2.
Диалоговое окно New Report
Таблица
7.1. Типы отчетов
|
Тип отчета
|
Описание |
|
One-to-Many Report
Wizard (Мастер отчетов с отношением "один-ко-многим") |
Создает отчет для
таблиц с отношением "один-ко-многим" |
|
Report Wizard {Мастер
отчетов) |
Создает простой
однотабличный отчет |
Для создания простого
однотабличного отчета выберите значение ReportWizard и нажмите кнопку ОК.
Рис. 7.3.
Диалоговое окно для выбора типа создаваемого отчета
- Открывается первое диалоговое окно мастера (рис, 7.4), в
котором необходимо указать таблицу, для которой вы создаете отчет, и выбрать
размещаемые в отчете поля. В области Databases and tables (Базы данных и
таблицы) расположены два списка. Верхний список содержит открытые базы
данных, а нижний — таблицы выбранной из верхнего списка базы. Выберите из
верхнего списка необходимую базу данных, а из нижнего —таблицу, для которой
создаете отчет.
Рис. 7.4.
Окно создания однотабличного отчета с помощью мастера
Замечание
Может оказаться, что в
диалоговом окне мастера списки области Databasesand tables (Базы данных и
таблицы) пусты или содержат не те данные, которые вы предполагаете
использовать для построения отчета. Такая ситуация возникает в том случае,
если предварительно вы не открыли необходимую базу данных. Ничего страшного.
Для выбора базы данных и входящих в нее таблиц нажмите кнопку, расположенную
рядом со списком баз данных. На экране откроется диалоговое окно Open
(Открыть), позволяющее найти таблицу, которая будет использоваться в отчете.
- После выбора таблицы, для которой создается отчет, список
Availablefields (Имеющиеся поля) будет содержать перечень всех полей
таблицы. Вам необходимо из данного перечня перенести в список Selected
fields (Выбранные поля) поля, которые вы хотите разместить в создаваемом
отчете. Для переноса полей используйте располагающиеся между списками
кнопки. После формирования списка отображаемых в отчете полей нажмите кнопку
Next (Далее) для перехода к следующему шагу в создании отчета.
- В следующем диалоговом окне мастера создания отчета необходимо указать
поля, по которым будет осуществляться группировка данных в отчете (рис.
7.5).
Рис. 7.5.
Определение полей для группировки данных в отчете
В центре диалогового
окна расположены три раскрывающихся списка, позволяющих задать до трех
группировок данных в отчете. Эти списки содержат все поля таблицы. Для
осуществления группировки данных в отчете выберите нужное поле из
раскрывающегося списка 1. При создании второй и третьей группировки
используются, соответственно, списки 2 и 3.
- Для задания интервала группировки нажмите кнопку Grouping
options(Опции группировки). Открывается диалоговое окно Grouping
Intervals(Интервалы группировки) (рис. 7.6). Раскрывающийся список
Groupingintervals (Интервалы группировки) этого окна содержит значения,
описанные в табл. 7.2.
Таблица
7,2. Описание интервалов группировки раскрывающегося списка Grouping intervals
|
Интервал группировки
|
Описание |
|
Entire Field (Полное
поле) |
Интервал группировки
задается исходя из полного значения поля таблицы |
|
1st Letter (1 буква)
|
Группировка
осуществляется по первой букве значения поля таблицы |
|
2, 3, 4, 5 Initial
Letters (2, 3, 4, 5 начальных букв) |
Группировка
осуществляется по 2, 3, 4 или 5первым буквам значения поля таблицы
соответственно |
Установите необходимое
значение и нажмите кнопку ОК.
Рис. 7.6.
Диалоговое окно Grouping Intervals
- Для формирования в отчете итоговых значений воспользуйтесь
диалоговым окном Summary Options ( Итоговые опции
) . В нем содержится таблица, строками которой
являются поля таблицы, а столбцами - возможные итоговые значения отчета
(табл. 7.3.)
Таблица
7.3. Итоговые значения отчета
|
Столбец |
Назначение
|
|
Field |
Наименование поля
таблицы, по которому будет вычисляться итоговое значение в отчете
|
|
Sum |
При установке флажка
в отчет будет помещена итоговая сумма поданному полю |
|
Avg |
При установке флажка
в отчет будет помещено итоговое среднее значение по данному полю
|
|
Count |
При установке флажка
в отчет будет помещено итоговое количество строк |
|
Min |
При установке флажка
в отчет будет помещено минимальное значение поля таблицы |
|
Max |
При установке флажка
в отчет будет помещено максимальное значение поля таблицы |
Установите флажки для тех
итоговых значений, которые хотите разместить в отчете.
Рис. 7.7.
Диалоговое окно Grouuping Intervals
В диалоговом окне Summary
Options (Итоговые опции) под таблицей расположен переключатель, управляющий
отображением в отчете областей данных (табл. 7.4).
Таблица 7.4. Назначение
опций переключателя окна Summary Options
|
Опция |
Назначение
|
|
Detail and Summary
(Область данных и итоги) |
При установке этой
опции в отчете отображается область данных, промежуточные итоговые
значения по группировкам и конечные итоговые значения по отчету
|
|
Summary only (Только
итоги) |
При установке данной
опции в отчете отображается область данных и конечные итоговые значения
по отчету |
|
No totals (Нет
итогов) |
Если выбрана эта
опция, то в отчете будет отображаться только область данных |
В нижнем правом углу
диалогового окна Summary Options (Итоговые опции) расположен флажок
Calculate percent of total for sums (Вычислить процент итоговых сумм),
позволяющий в качестве итогового значения печатать процент промежуточного
итогового суммарного значения от конечного итогового суммарного значения по
отчету.
Завершив в диалоговом
окне Summary Options (Итоговые опции) все необходимые установки, нажмите
кнопку ОК.
- В следующем диалоговом окне мастера задается стиль
отображения объектов в отчете (рис. 7.8).
Рис. 7.8.
Выбор стиля отображения объектов отчета
Список Style (Стиль)
содержит несколько вариантов отображения объектов (полей, линий, заголовков
и т. д.) в отчете. При выборе стиля мастер позволяет просмотреть, как будут
выглядеть элементы отчета. Для этого используется область просмотра в
верхнем левом углу диалогового окна. Выбрав стиль, нажмите кнопку Next
(Далее), чтобы перейти к следующему шагу.
- На четвертом шаге создания отчета необходимо указать порядок
размещения объектов в отчете (рис. 7.9) и ориентацию страницы отчета. После
того как вы установили требуемые опции, нажмите кнопку Next (Далее).
Рис. 7.9.
Установка порядка размещения объектов в отчете
- На пятом шаге создания отчета с помощью мастера задаются
поля, по которым требуется упорядочение данных в отчете (рис. 7.10). Для
формирования списка полей, по которым будет осуществляться сортировка, из
списка Available fields or index tag (Выбранные поля и индексы), содержащего
перечень всех полей отчета и индексов таблицы, перенесите в список Selected
fields (Выбранные поля) требуемые поля в том порядке, в каком будут
упорядочиваться данные. Для переноса полей используйте кнопку Add(Добавить)
или двойной щелчок мыши на наименовании поля.
Рис. 7.10.
Установка критерия упорядочения данных
Используя опции
Ascending (По возрастанию) и Descending (По убыванию), укажите тип
сортировки выбранного поля: по возрастанию или по убыванию соответственно.
Сформировав список
полей и указав тип сортировки, нажмите кнопку Next (Далее) для перехода к
следующему шагу.
- На шестом шаге вы можете задать заголовок отчета, используя
для этого поле ввода Type a title for your report (Тип заголовка отчета). В
этом же диалоговом окне вы можете указать один из трех вариантов дальнейшей
работы с отчетом (рис. 7.11) (табл. 7.5).
Таблица
7.5. Переключатели окна Report Wizard (Step 6)
|
Переключатель
|
Действие |
|
Save report for later
use (Сохранить отчет) |
Созданный отчет
сохраняется на диске |
|
Save report and
modify it in the Report Designer (Сохранить и открыть в конструкторе для
модификации) |
Созданный отчет
сохраняется на диске и открывается в конструкторе отчетов для
модификации |
|
Save and print report
(Сохранить и распечатать отчет) |
Созданный отчет
сохраняется на диске и печатается |
Рис. 7.11.
Заключительный этап создания отчета
В правом нижнем углу
диалогового окна находится кнопка Preview(Просмотр), позволяющая просмотреть
созданный отчет. Если созданный отчет не удовлетворяет вашим требованиям, с
помощью кнопки Back (Назад) вы можете вернуться к предыдущим шагам
построения отчета и изменить установленные там параметры.
Введя заголовок и
установив требуемую опцию, для завершения создания отчета с помощью мастера
нажмите кнопку Finish (Готово). Открывается диалоговое окно Save as
(Сохранить как), в котором введите имя созданного файла.
На рис. 7.12 представлен
отчет, созданный с помощью мастера. Если он вас полностью устраивает, вы можете
его распечатать. Но скорее всего, вам захочется в нем что-то изменить. В этом
случае откройте созданный отчет в конструкторе отчетов и модифицируйте его.
Рис. 7.12.
Отчет, созданный с помощью мастера
Замечание
При создании отчета с
помощью мастера надписи к полям отчета создаются на основе информации,
введенной в поле Caption (Надпись) конструктора таблиц Table Designer
(Конструктор таблиц). Если это поле пусто, надписи совпадают с именами полей
таблицы.
