С чего начать реорганизацию предприятия

© С.В. Березовский, А.В. Зубенко, Н.П. Малофеев, НПФ "ЭнТехЭко", www.entecheco.com, www.interface.ru

Введение

Несмотря на многочисленные публикации в периодике, вопрос о том, как реорганизовать управление производством, по-прежнему достаточно остр для многих руководителей предприятий. Причин тому много, но немаловажную роль играет, в частности, и то, что нет однозначного и "надежного" рецепта, как собственно реорганизацию проводить и, особенно, с чего ее начать. Поэтому сегодня конференции и семинары, посвященные освещению опыта реформирования управления промышленными предприятиями, собирают, как правило, многочисленную и заинтересованную аудиторию.

Ситуация в промышленности стран СНГ в настоящий момент такова, что предприятия, с одной стороны, просто вынуждены заниматься реорганизацией для повышения конкурентоспособности своей продукции, а с другой - не имеют для этого необходимых средств. Как возможный вариант разрешения данного противоречия разными авторами предлагается начать процесс реформирования с некоторого отдельного участка или направления деятельности. Предполагается, что такой подход, реализуемый в рамках продуманного стратегического плана, позволит с минимальными затратами оценить эффективность предлагаемых решений, в случае успеха - заложить основу для дальнейшей реорганизации, и вместе с тем - избежать недостатков, присущих "лоскутной" автоматизации, поскольку продуманность и планомерность реформ подразумевает, что в перспективе будет использоваться комплексное, охватывающее все предприятие, единое решение, и то, что реализуется на первом этапе - строится именно как органическая часть этой будущей комплексной системы.

Но проблема в том, как же правильно определить тот участок деятельности, то звено цепи, ухвативший за которое и можно было бы вытянуть все предприятие из экономической пропасти или поднять его на новый уровень.

К сожалению, универсального ответа нет. Вместе с тем, для многих предприятий рационально начать с постановки учета топлива и/или сырья (угля/кокса, мазута, газа, руды, нефти, агломерата, пищевого сырья и т.д.).

Действительно, учет сырья и топлива является одним из принципиально важных видов учета для многих отраслей промышленности: энергетики, металлургии, пищевого сектора, переработки нефти, стекольного, цементного, лесоперерабатывающих производств и т.д. Например, топливная составляющая в обороте тепловых электростанций составляет более 85%.

Поэтому одной из наиболее приоритетных задач для снижения себестоимости продукции, повышения эффективности производства становится налаживание четко определенных и прозрачных для руководителя предприятия процессов учета сырья и топлива.

Решение указанной задачи может быть получено на основе использования автоматизированной системы учёта сырья/топлива (АСУСТ), позволяющей формализовать процесс поставки сырья/топлива на предприятие и сделать его более "прозрачным". При этом АСУСТ рассматривается как подсистема общей информационной системы производственно-технической деятельности предприятия, построенной по модульному принципу.

Зачем нужен учет сырья/топлива - цифры

Приведем немного статистики.

В настоящее время суммарная установленная мощность электростанций Украины, работающих на органическом топливе, составляет 36,4 млн. кВт (67% от общего объёма имеющихся мощностей энергетики республики). За 12 месяцев 2000 г. общий объем производства электрической энергии электростанциями Украины составил 170754 млн. кВт-час. При этом тепловыми электростанциями (ТЭС) выработан 76337 млн. кВт-час, что составило 44,7% [1].

На сегодняшний день для Украины наиболее приемлемым видом органического топлива для ТЭС является уголь, собственные разведанные запасы которого обеспечат потребности энергетики более чем на 150 лет. Существующие ТЭС в основном проектировались на уголь калорийностью от 5000 до 6000 ккал/кг. Однако реально ТЭС работают на углях с калорийностью гораздо ниже и используют так называемую "подсветку". Указанное обстоятельство существенно понижает технико-экономические показатели работы ТЭС, т.к. при этом общие топливные затраты повышаются. Так, например, при использовании угля калорийностью 4000 ккал/кг и "подсветке" газом или мазутом - соответственно на 74 и 11 млн. долл. ежегодно, а дополнительные затраты на перевозку породы составляют еще около 27,5 млн. долл. [2].

Поэтому ясно, что корректный учёт качества и количества закупаемого электрическими станциями органического топлива является одним из важнейших и наиболее быстрых по своей отдаче путей повышения экономической эффективности работы таких предприятий, как ТЭС.

Какие задачи решает АСУСТ

Задачи, решаемые АСУСТ, можно разделить на 4 группы:

• методологические;
• управленческие;
• аналитические;
• стратегические.

Как известно, успех реорганизации управления предприятием зависит в первую очередь не от количества и даже не от качества программного обеспечения, которое приобретается в процессе реформирования. Успех определяется, прежде всего, качественными устойчивыми изменениями в характере деятельности персонала предприятия. А программные комплексы должны максимально способствовать таким изменениям, с одной стороны помогая, а с другой - где-то и "заставляя", работников всех уровней работать, "как надо".

АСУСТ строится на основе соответствующей нормативно-правовой базы. Основным документом, определяющим нормы учета топлива, являются ведомственные "Правила учета топлива". Поэтому, прежде всего, АСУСТ решает задачу реализации и внедрения в практику методологии эффективного учета топлива, задает "правильный" и однозначный алгоритм действий персонала.

Вместе с тем, АСУСТ создает единое информационное поле для всех участников процесса - от оператора до директора. Например, в автоматизированной системе "Учет сырья/топлива", разработанной компанией "ЭнТехЭко", реализованы все виды учета сырья/топлива: оперативный, бухгалтерский, технический. Комплекс управляет документооборотом, обеспечивая поддержку и контроль таких бизнес-процессов, как приемка сырья/топлива, определение его качества, расчеты с поставщиками, реализация договоров, расход сырья/топлива на производстве, транспортировка сырья/топлива и других. Одновременно АСУСТ предоставляет широкие возможности по автоматизации рутинных операций.

На основании информационных потоков в системе, АСУСТ позволяет производить анализ различных аспектов деятельности предприятия. В частности, АСУСТ дает ответы на такие вопросы как:

• какова средняя заготовительная цена сырья/топлива;
• какова в ней доля транспортных расходов;
• каковы в сравнении количество, качество, цена условного сырья/топлива различных поставщиков;
• какова динамика поступления сырья/топлива, изменение качественных показателей;
• как выполняются договора с поставщиками;
• как выполняются разнарядки на поставку сырья/топлива в госрезерв и т.д.

Будучи эффективным средством автоматизации важнейшего участка учета на предприятии, АСУСТ может стать отправной точкой в реорганизации и повышении эффективности работы всего предприятия в целом, подготовить почву (за счет приобретения организационного, технического, психологического опыта) для полномасштабного развертывания автоматизированной системы управления предприятием. Тем самым АСУСТ способствует также решению стратегических задач производства.

Составляющие положительного эффекта от внедрения АСУСТ

Основные составляющие эффекта от внедрения АСУСТ таковы:

• рост культуры управления;
• достоверность, оперативность и доступность информации;
• поддержка принятия решений;
• эффективность взаимоотношений с контрагентами;
• сокращение штрафных санкций;
• эффективность планирования.

АСУСТ повышает общую культуру управления за счет рационализации документооборота, разделения обязанностей и ответственности, необходимости своевременной формализации хозяйственных операций и регистрации документов. Благодаря систематизации информационных потоков повышается "прозрачность", "понятность" производства.

Поддержка сформулированных правил повышает достоверность информации, а система электронного документооборота - ее оперативность и достоверность. Как следствие, классифицированная аналитическая информация поддерживает руководителя в принятии решений.

Более эффективными и "прозрачными" становятся сверки с поставщиками. Осуществляется контроль выполнения договорных обязательств, своевременно выявляются недопоставки, а также поставки сырья/топлива ухудшенного качества, что позволяет уже на ранних этапах определить возможные убытки предприятия и предотвратить их.

За счет уменьшения сроков подготовки финансовой и налоговой отчетности сокращаются штрафные санкции предприятия. Плановый отдел обеспечивается оперативной информацией, а также функциями ее анализа, что повышает эффективность планирования.

Каким образом достигаются указанные цели

• Комплексная автоматизация всех подразделений, задействованных в учете сырья/топлива;
• методы внедрения;
• исчерпывающая функциональность комплекса.

Установка и наладка АСУСТ предполагает комплексное оснащение подразделений предприятия АРМами "Приемка", "Претензионная группа", "Бухгалтерия", "ПЭО" и другими.

Достижение целей реорганизации возможно при эффективном внедрении системы, которое происходит, как правило, поэтапно: предприятие обследуется, специалисты обеих сторон консультируются и утверждают применяемую методологию учета сырья/топлива, затем производится установка программного обеспечения и обучение сотрудников.

Трудноразрешимые вопросы методологического характера решаются на семинарах и совещаниях с участием руководства и ведущих технических специалистов объединений и министерств, что также способствует унификации принимаемых решений.

Пример конкретной системы

В качестве примера конкретных возможностей АСУСТ приведен ряд параметров программного комплекса "Учет сырья/топлива" фирмы "ЭнТехЭко". Данная система создана в 1997 году (в 2001 году вышла версия 2.0). Она интегрируется с комплексом финансово-экономического управления предприятием "Финансовая Коллекция", АСУ ремонтно-техническим обслуживанием и АСУ технологическими процессами. АСУСТ "Учет сырья/топлива" прошел апробацию на ряде ведущих предприятий энергетики Украины.

Основные функции АСУСТ "Учет сырья/топлива"

Централизованное ведение нормативно-справочной информации, доступной всем подразделениям предприятия: поставщики и грузоотправители сырья/топлива, станции отправления, прейскурант марок сырья/топлива, тарифы на доставку грузов и т.п.

Ведение реестра договоров с поставщиками сырья/топлива. По данным реестра выполняется расчет стоимости сырья/топлива, проводятся сверки с поставщиками, осуществляется контроль над количеством и качеством поставляемого сырья/топлива.

Ежедневный ввод и обработка оперативной информации о выполнении хозяйственных операций по подразделениям предприятия непосредственно сотрудниками, занятыми в учете сырья/топлива, с помощью специализированных модулей "Приемка сырья/топлива", "Химцех", "Бухгалтерия", "ПЭО" и т.д.

Приемка сырья/топлива по количеству весовщиками топливно-транспортного цеха (или других аналогичных подразделений) - ввод первичной информации, взвешивание, расчет убыли, недогрузов и принятого веса, формирование актов приемки, структурирование информации по маркам, поставщикам и отправителям, классификация по назначениям.

Приемка сырья/топлива по качеству. Ведение результатов химического анализа сырья/топлива, являющихся основанием для проведения сверок с поставщиками и предъявления претензий. Статистическая отчетность о среднединамическом качестве сырья/топлива в разрезе поставщиков и грузоотправителей.

Движение сырья/топлива и учет остатков на складе рассчитываются по данным поступления и расходования сырья/топлива, включая перемещения сырья/топлива по складу типа "разбронировка" и "возврат в Госрезерв".

Бухгалтерский учет сырья/топлива является автоматическим отражением оперативного количественного и качественного учета сырья/топлива. Расчет стоимости сырья/топлива выполняется программой на основании данных о поступившем сырье/топливе, условий расчетов, определенных в договоре, прейскурантных цен на сырье/топливо и т.п. По состоянию документооборота программа определяет количество и стоимость неотфактурованного, отфактурованного сырья/топлива и сырья/топлива в пути. Программный комплекс обладает гибкой настройкой бухгалтерского плана счетов, позволяющей автоматически отражать данные о расчетах за сырье/топливо в балансе предприятия.

Для сверки с поставщиками в системе имеются отчеты, формирующиеся по принципу "углубление в данные" (акт сверки - сводная ведомость - подробная ведомость) на основании автоматически выполненных расчетов стоимости сырья/топлива по документам поставщика и данным предприятия, а также сумм расхождений по качеству и количеству сырья/топлива.

Расчет средневзвешенной заготовительной цены сырья/топлива ("калькуляция") осуществляется ежемесячно по фактическим количественным и качественным показателям с учетом движения сырья/топлива, ж/д тарифа, бухгалтерских справок, а также перерасчета измененных документов прошлых месяцев по маркам и типам сырья/топлива. По средней цене отпускается сырье/топливо на производство, по цехам, сторонним потребителям. Специалисты планового отдела также могут выполнять ежедневные "прогнозируемые" расчеты с учетом различных составляющих для оценки их "вклада" в заготовительную цену.

Учет расчетов за пользование услугами железной дороги. Автоматический расчет провозной платы на основании реквизитов накладных, отчеты о транспортных расходах для сверки с Управлением железной дороги и поставщиками сырья/топлива. Учет расчетов с поставщиками сырья/топлива, использующих станционный код экспедитора для перевозки.

Учет сырья/топлива, поступающего на хранение в Государственный резерв. Контроль выполнения разнарядок, министерские формы отчетности (форма Р16 и т.п.)

Формирование отчетности для дирекции, налоговых органов, министерства и т.д.

Список литературы

1. И.В. Плачков, А.К. Шидловский, Б.С. Стогний, М.М. Кулик, О.С. Дупак. Современное состояние электроэнергетики Украины // Энергетика и электрификация. №5. 1999. С.1-15.
2. Электроэнергетика Украины. Под ред. И.Р. Юхновского. - К., КМ Украины. 2000. 138с.
3. W.J. Stewart. Introduction to the Numerical Solution of Markov Chains. - Princeton: Princeton Univ. Press. NJ. 1994. 298p.