Глава 3. Использование внешних данных.

• Глава 3. Использование внешних данных
  • Форматы данных, доступные для импорта, экспорта и связывания
  • Использование баз данных других форматов
    • Форматы баз данных
    • Присоединение и импорт внешних таблиц
    • Присоединение и импорт таблиц dBASE и Paradox
    • Присоединение и импорт таблиц баз данных Access
  • Импорт и присоединение электронных таблиц
  • Импорт и присоединение таблиц из текстовых файлов
    • Создание таблицы путем импорта из текстового файла
    • Создание спецификаций импорта
    • Особенности импорта текстовых файлов
  • Импорт и присоединение документов HTML и данных с Web-узлов
  • Импорт данных из документов и схем XML
  • Импорт и присоединение данных из адресных книг и папок Exchange
  • Обновление связей с присоединенными таблицами
  • Экспорт данных в другие форматы
    • Экспорт в электронную таблицу или файлы dBASE, Paradox
    • Экспорт данных в текстовый файл
    • Экспорт данных в форматы объектов WWW (World Wide Web)
    • Быстрый экспорт данных в другие приложения Microsoft Office
  • Использование буфера обмена Windows для импорта и экспорта данных
  • Выводы

Глава 3.

Использование внешних данных

При работе с любым приложением обработки данных всегда является актуальным вопрос, как использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат.

Access 2002 позволяет решить эту проблему стандартным способом — путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access 2002 может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные.

Однако Access является в этом смысле уникальной системой, т. к. она имеет еще один способ использования данных, которые хранятся в других форматах. Система позволяет присоединять таблицы из баз данных других форматов к базе данных Access и работать с ними в исходном формате. После создания связи базы данных с внешней таблицей присоединенную таблицу можно просматривать, изменять ее содержимое, т. е. работать с ней как с внутренней таблицей базы данных Access. При этом другие пользователи могут использовать файл таблицы в своих приложениях.

Помимо файлов баз данных, Access может работать непосредственно с файлами электронных таблиц, текстовыми файлами, документами HTML, адресными книгами или импортировать данные из этих файлов и документов XML.

Для этого используются либо встроенные драйверы ISAM (Index-Sequential Access Method— Индексно-последовательный метод доступа), либо драйверы ODBC (Open Database Connectivity — Открытый доступ к данным), либо поставщики данных OLE DB.

Все встроенные драйверы устанавливаются автоматически в процессе инсталляции Access 2002. Из драйверов ODBC в комплект поставки Microsoft Access входят три драйвера— Microsoft SQL Server ODBC driver (Sqlsrv32.dll), FoxPro ODBC driver (vfpodbc.dll) и Oracle ODBC driver (msorcl32.dll). Кроме того, устанавливаются еще четыре провайдера OLE DB (Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider, Microsoft OLE DB Provider for SQL Server, OLE DB Provider for ODBC Drivers, OLE DB Provider for Oracle).

Взаимодействие с внешними данными через интерфейсы OLE DB и ODBC будет подробно рассматриваться в гл. 17 на примере взаимодействия с Microsoft SQL Server. Использование данных из остальных источников мы рассмотрим в этой главе.

• Форматы данных, доступные для импорта, экспорта и связывания
  
• Использование баз данных других форматов
  
• Импорт и присоединение таблиц из текстовых файлов
  
• Импорт и присоединение электронных таблиц
  
• Импорт данных из Web-узлов, HTML- и XML-документов, папок и адресных книг Exchange
  
• Экспорт данных в другие форматы
  
• Использование буфера обмена Windows для импорта и экспорта данных
  

Форматы данных, доступные для импорта, экспорта и связывания

Типы файлов, данные из которых могут быть импортированы в базу данных Access или которые могут быть связаны с базой данных Access, представлены в табл. 3.1. Вы можете увидеть их, если в меню Файл (File) выберете команду Внешние данные, Импорт (Get External Data, Import), а затем щелкнете мышкой по расширению поля Типы файлов (Files of type) в диалоговом окне Импорт (Import). Форматы, в которые можно экспортировать данные из базы данных Access, приводятся в табл. 3.2. Их можно увидеть, если в меню Файл (File) выбрать команду Экспорт (Exort) и затем щелкнуть кнопкой мыши по расширению поля Типы файлов (Files of type). В обоих случаях первая строчка содержит шаблоны файлов баз данных и проектов самой Microsoft Access, остальные приведены в таблицах.

Таблица 3.1. Типы файлов, импортируемых в Access 2002

По умолчанию встроенные драйверы ISAM используются для доступа к файлам следующих типов: другим базам данных и проектам Access, dBASE, Paradox, электронным таблицам Microsoft Excel и Lotus 1-2-3, адресным книгам и папкам Microsoft Exchange и Outlook, текстовым файлам и документам HTML и XML. И хотя для этого могут быть использованы и соответствующие драйверы ODBC, рекомендуется применять именно встроенные драйверы.

Для доступа к другим базам данных используются драйверы ODBC. Вы сможете импортировать данные из любого источника ODBC, который имеет драйвер, удовлетворяющий спецификации ODBC уровня 1.

Таблица 3.2. Типы файлов, экспортируемых из Access 2002

Использование баз данных других форматов

Системы управления реляционными базами данных различных производителей работают с файлами баз данных определенного формата. Многие из них используют специальные индексные файлы для ускорения поиска и сортировки данных в таблицах (см. разд. "Создание и использование индексов" гл. 2).

Access 2002 позволяет работать не только непосредственно с таблицами баз данных других форматов, но и с индексными файлами этих таблиц.

В этом разделе будут описаны форматы баз данных, которые можно импортировать (присоединять) в Access 2002, особенности работы с таблицами баз данных других форматов, а также использование индексных файлов, преобразование типов данных и типичные ошибки, возникающие при импорте таблиц.

Форматы баз данных

В большинстве настольных СУБД каждая таблица базы данных хранится в отдельном файле, который содержит и служебную информацию и данные в соответствующем формате. К служебной относится информация, описывающая структуру файла, например имена и типы данных полей таблицы, число записей в файле, длина файла и т. д.

В отличие от других СУБД, Microsoft Access хранит все объекты (кроме страниц доступа к данным) в одном файле с расширением mdb. Кроме того, MDB-файл включает набор системных таблиц, которые содержат всю необходимую информацию об объектах базы данных, в том числе информацию о расположении и параметрах присоединенных таблиц других форматов. По умолчанию системные таблицы не выводятся в окне базы данных Access 2002. Чтобы получить доступ к этим таблицам, необходимо изменить один из параметров Access. Для этого нужно выбрать команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскрыть вкладку Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) и в группе Отображать (Show) установить флажок Системные объекты (System Objects). Системные таблицы Access имеют доступ только на чтение, поэтому они не могут модифицироваться пользователем.

Ниже описаны форматы файлов баз данных, которые могут быть присоединены или импортированы Access 2002.

• Таблицы предыдущей версии Access 2000 (MDB) обрабатываются совершенно аналогично таблицам Access 2002. Они не требуют от пользователя специальных усилий по импорту и открываются так же, как таблицы Access 2002 (см. разд. "Открытие базы данных" гл. 1). Отличие будет состоять только в том, что после названия открытого файла в заголовке окна базы данных в скобках появится надпись: Формат Access 2000 (Access 2000 format file).
  
• Таблицы dBASE III, III+, IV, 5 и 7 (DBF), файлы полей типа MEMO (DBT), индексные файлы dBASE III (NDX) и индексные файлы dBASE IV (MDX).
  

Замечание

Драйверы ISAM, входящие в стандартную поставку Microsoft Office в составе компонента Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 и выше, обеспечивают доступ к файлам формата DBF только на чтение. Чтобы иметь доступ на чтение и запись, требуется установить Borland Database Engine (BDE) 4.x или выше. Существуют также драйверы от фирмы Microsoft, которые обеспечивают доступ на чтение и запись и не требуют установки BDE, но для этого необходимо обратиться в службу Microsoft Technical Support.

Формат файлов таблиц и индексов dBASE III и dBASE IV является стандартным для систем управления базами данных, работающих на персональных компьютерах. Система управления базами данных Access 2002 позволяет присоединять индексные файлы форматов NDX и MDX. При изменении присоединенной проиндексиро-ванной таблицы dBASE Access автоматически обновляет индексные файлы.

Замечание

Наличие индексных файлов NDX (dBASE III), MDX (dBASE IV) необязательно. Тем не менее, если эти файлы доступны, лучше их использовать. В противном случае при изменении присоединенной таблицы dBASE эти изменения не отражаются в индексном файле, что может вызвать ошибки при попытке использования проиндексированных таблиц, измененных в Access, в приложениях dBASE.

Если импортируемый файл dBASE содержит поля типа MEMO, то необходимо, чтобы файлы с данными этих полей (DBT) были доступны, т. е. они должны находиться в той же папке, что и сама таблица. Если Access 2002 не удается найти файл DBT, то присоединение или импорт данных из такой таблицы вызовет ошибку. При экспорте данных из таблицы Access 2002, содержащей поле типа MEMO, в таблицу формата dBASE автоматически создается файл DBT и ему присваивается то же имя, что и файлу таблицы.

• Табличные (DB) и индексные (РХ) файлы Paradox 3.x, 4.x и 5.0.
  

  Access 2002 позволяет присоединять табличные и индексные файлы Paradox 3.x и 4.x для MS-DOS, а также Paradox для Windows 5.0 и 8.0. При обновлении данных в таблице Paradox из Access индексный файл должен быть доступен наряду с файлом таблицы. В процессе присоединения таблицы Access 2002 автоматически присоединяет и индексный файл (если он существует).
  

Все дополнительные файлы, используемые при импорте или присоединении таблиц баз данных, должны быть размещены в одной папке с таблицей. Стоит также заметить, что большинство приложений, работающих с файлами таблиц и индексов, ис-

пользуют для этих файлов стандартные расширения, приведенные выше, хотя это и не является обязательным. Поэтому определение конкретного формата файла таблицы базы данных иногда может оказаться нетривиальным.

Присоединение и импорт внешних таблиц

Прежде чем перейти к вопросам, связанным с импортом и присоединением таблиц, нужно понять разницу между этими возможностями Access 2002.

При импорте таблицы из другой базы данных в рассматриваемом файле MDB создается новая таблица Access, которая имеет ту же структуру (состав и типы полей), что и исходная таблица, и содержит все данные исходной таблицы. После этого вы уже работаете с новой таблицей в формате Access, которая не зависит от исходной таблицы.

Когда вы присоединяете внешнюю таблицу, вы просто получаете доступ к таблице другого приложения, можете использовать данные из этой таблицы, но при этом она остается в старом приложении, в Access хранится только информация о связи. Оба приложения (то, в котором эта таблица была создана, и приложение Access) могут работать с этой таблицей одновременно. Однако для того, чтобы данные в присоединенной таблице можно было не только просматривать, но и изменять, эта таблица обязательно должна иметь ключевое поле. Обычно ключевое поле определяется в процессе присоединения таблицы.

С присоединенной к базе данных Access 2002 внешней таблицей можно работать точно так же, как если бы она содержалась в этой базе. Единственным ограничением является то, что невозможно изменить структуру присоединенной таблицы (имена полей, типы данных и т. д.). Однако название таблицы можно изменить (при этом имя файла внешней таблицы не изменяется, изменяется только название (псевдоним) таблицы в базе данных Access), например, сделать его более понятным, т. к. ограничения на имя таблиц в Access менее жесткие, чем в других СУБД.

Кроме того, в присоединенной таблице можно в режиме Конструктора изменять ряд свойств полей (формат, надпись, маску ввода, число десятичных знаков), которые влияют только на то, как эта таблица будет отображаться в Access. При этом в "родном" приложении свойства полей не меняются.

Замечание

В первых версиях Access для операции присоединения внешней таблицы применялся термин присоединение (attachment) . В последних версиях введен термин связывание (linking). Таким образом, внешние таблицы теперь становятся связанными. Мы используем в этой книге старый термин присоединение и, соответственно, присоединенные таблицы, чтобы не путать со связанными таблицами в одной базе данных, которые содержат связанные данные.

Присоединение внешних таблиц к базе данных Access 2002 бывает выгодным в следующих случаях:

• с таблицей работатют совместно несколько пользователей;
  
• невозможен отказ от применения другой СУБД для модификации данных;
  
• таблица хранится на другой машине (например, на сервере локальной сети) и содержит очень большой объем информации.
  

Использование импорта внешних таблиц в базе данных Access 2002 оправдано в следующих случаях:

• если при разработке приложений необходимо снять ограничения на изменение свойств внешних таблиц;
  
• отсутствует непосредственный доступ к файлу таблицы;
  
• необходимо переопределить ключевые поля таблиц Paradox. Такая ситуация может возникнуть в случае, если структура одной или нескольких таблиц серьезно противоречит правилам нормализации;
  
• в таблицу предполагается вводить повторяющиеся данные, а первичный ключ внешней таблицы этого не допускает.
  

При разработке приложения, которое должно работать с присоединенными таблицами, можно временно импортировать таблицу в базу данных, а затем на заключительной стадии разработки перейти к использованию присоединенной таблицы. При этом, чтобы исключить проблемы на этапе перехода от работы с импортированной таблицей на работу с присоединенной, не изменяйте имена и типы данных полей импортированной таблицы. В противном случае может потребоваться произвести множество изменений в запросах, формах, отчетах, макросах и модулях VBA. Если разрабатываемое приложение будет использовать таблицы Paradox, то не изменяйте и поля, образующие первичный ключ. Если же предполагается использовать таблицы dBASE, необходимо убедиться в том, что применяемые индексы соответствуют индексным файлам (NDX и MDX) таблицы dBASE.

Присоединение и импорт таблиц dBASE и Paradox

Теперь можно перейти непосредственно к описанию процесса присоединения и импортирования внешних таблиц.

Совет

Будьте осторожны при присоединении файла таблицы и не работайте непосредственно с оригиналом файла до тех пор, пока не убедитесь в том, что все изменения таблицы, производимые из Access, не вызывают ошибок в исходном приложении, работающем с этой таблицей. Используйте для опытов резервную копию файла таблицы.

Чтобы присоединить или импортировать таблицу dBASE или Paradox в открытую базу данных Access 2002:

1. Откройте любую базу данных, например демонстрационную базу данных "Борей" (Northwind). Access 2000 не требует, чтобы окна объектов базы данных (форм, запросов или отчетов) были закрыты в процессе импорта или присоединения таблиц.
   
2. Чтобы присоединить внешнюю таблицу к базе данных, выберите команду Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, Link Tables). Появится диалоговое окно Связь (Link), изображенное на рис. 3.1. Чтобы импортировать внешнюю таблицу в базу данных, выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import) (рис. 3.2). Эти диалоговые окна являются модифицированными стандартными окнами открытия документа Microsoft Office.
   

Замечание

Можно начать процесс присоединения или импорта, щелкнув правой кнопкой мыши на свободном поле окна базы данных и выбрав из контекстного меню команду Связь с таблицами (Link Tables) или Импорт (Import).

3. Раскройте папку, в которой находится файл нужной таблицы. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of type) выберите тип файла, который вы хотите импортировать или присоединить к базе данных.
   

Замечание

Если присоединяемая таблица находится на другом компьютере локальной сети, рекомендуется в поле Имя файла (File name) вводить полный путь к файлу сети, например \TygerDbaseTablesClients.dbf. Использование вместо этого имени логического диска чревато тем, что переназначение логического диска может нарушить связь с таблицей.

Рис. 3.1. Диалоговое окно Связь

4. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по имени файла, который необходимо импортировать или присоединить к базе данных. Можно также выделить имя файла и нажать кнопку Связь (Link) или Импорт (Import). При этом предполагается, что файлы таблиц имеют стандартные расширения.
   
5. Если выбранная таблица зашифрована (закодирована), появится диалоговое окно, запрашивающее пароль. Введите пароль и нажмите клавишу <Enter>.
   

Рис. 3.2. Диалоговое окно Импорт

Если присоединяется файл dBASE, после этого появляется диалоговое окно Выбор индексного файла (Select Index Files) (рис. 3.3). Это вызвано тем, что индексные файлы dBASE (в отличие от Paradox) не присоединяются автоматически, т. к. в заголовке файла dBASE не содержится информации об используемых индексах. Заметьте, что это диалоговое окно не появляется при импорте таблицы dBASE.

Замечание

Если присоединяется таблица dBASE III, то по умолчанию Access 2002 использует для индексного файла расширение ndx. Таблица dBASE III может иметь как один, так и несколько индексов. Поскольку каждый индекс хранится в отдельном файле, может потребоваться присоединить несколько индексных файлов.

Системы управления базами данных dBASE IV и dBASE 5 позволяют хранить несколько индексов в одном файле (МDХ). Имя индексного файла обычно совпадает с именем таблицы. При присоединении таблиц dBASE IV или dBASE 5 приложение Access 2002 ищет в папке, в которой находится присоединяемая таблица, оба типа индексных файлов (и NDX, и МDХ).

6. В списке файлов диалогового окна Выбор индексного файла выделите нужный файл. Нажмите кнопку Выбрать (Select). Access 2002 присоединит индексный файл, после чего появится окно сообщения, подтверждающее успешное добавление индексного файла. Нажмите кнопку ОК.
   
7. Если присоединяемая таблица dBASE использует несколько индексов, необходимо повторить шаг 6 для каждого индекса. После того как все индексы добавлены, нажмите кнопку Закрыть (Close). Появится диалоговое окно Выбор уникального индекса (Select Unique Record Identifier).
   

Рис. 3.3. Диалоговое окно Выбор индексного файла

Замечание

Access 2002 не проверяет индексный файл на соответствие структуре присоединяемой таблицы dBASE. Если индексный файл не соответствует таблице, его обновление производиться не будет. К сожалению, Access 2002 не выводит предупреждения об использовании индексного файла, не соответствующего таблице. Использование таблицы, для которой был неверно указан индексный файл, может вызвать ошибки в приложении dBASE. Чтобы устранить такую ошибку (если она возникнет), необходимо переиндексировать таблицу в приложении, создавшем ее. Если присоединяемая таблица использует несколько индексов, необходимо добавить все индексы, если предполагается изменять содержимое таблицы средствами Access. В противном случае при изменении значения поля, по которому проин-дексирована таблица, соответствующий индексный файл не будет обновлен, а это может вызвать ошибки при использовании таблицы в исходном приложении.

8. В диалоговом окне Выбор уникального индекса (Select Unique Record Identifier) определите индекс, который однозначно идентифицирует записи в таблице. Это необходимо для того, чтобы данные в таблице можно было изменять из Access. Нажмите кнопку ОК.
   

Замечание

Если присоединяется файл Paradox, в котором определен первичный ключ, то Access автоматически ищет и присоединяет индексный файл (файл с расширением рх), из которого и определяет первичный ключ. Поэтому окна Выбор индексного файла и Выбор уникального индекса не открываются. Если файл Paradox не имеет первичного ключа, то вы не сможете изменять данные в этой таблице из Access. Если присоединяемая таблица Paradox имеет поля типа MEMO, Access будет искать соответствующий файл с расширением md (в той же папке, что и присоединяемая таблица). Если файлов с расширением рх и md не окажется в нужной папке, открыть присоединенную таблицу из Access не удастся. После того как операция присоединения (или импорта) будет завершена, появится окно с сообщением об успешном окончании операции.

Диалоговое окно Связь (или Импорт) остается открытым после завершения операции, позволяя, если это необходимо, присоединить или импортировать еще какие-либо внешние таблицы. Повторите процедуру с шага 3 по шаг 8 для остальных таблиц базы данных.

Чтобы закрыть диалоговое окно Связь (или Импорт), нажмите кнопку Закрыть (Close). Присоединенные и импортированные таблицы появятся в окне базы данных. Слева от значка присоединенной таблицы выводится стрелка, указывающая на то, что таблица хранится во внешнем файле (рис. 3.4), а сам значок определяет тип (формат) присоединенного файла.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши по присоединенной таблице в окне базы данных. Внешняя таблица будет открыта в режиме Таблицы (рис 3.5).

Замечание

Access 2002 не позволяет открывать и обновлять индексные файлы таблиц Xbase, хранящиеся в формате, отличном от формата dBASE. Например, Access 2002 не может работать с индексными файлами приложений, разработанных при помощи компилятора CA-Clipper (формат NTX). Тем не менее CA-Clipper (5+) дает возможность создавать и использовать индексные файлы в стандартном формате dBASE (NDX). Access 2002 не может применять и дополнительные индексные файлы Paradox. Поэтому при создании приложений, данные из которых предполагается использовать в Access, необходимо работать только со стандартными форматами индексных файлов. Модификация существующего приложения с целью использования стандартных индексных файлов не должна вызвать затруднений, но производительность может существенно понизиться.

Рис. 3.4. Присоединенные таблицы в окне базы данных

В процессе присоединения индексных файлов dBASE Access создает специальный файл, который содержит перечень индексных файлов. Это обычный текстовый файл, который имеет расширение inf и располагается в той же папке, что и присоединенная таблица. Данный файл нельзя никуда перемещать, т. к. если Access не находит этого файла (или не находит одного из индексных файлов, указанных в файле inf), работать с присоединенной таблицей нельзя, и придется ее заново присоединять. .

Рис. 3.5. Присоединенная таблица Paradox открыта в режиме таблицы

При присоединении или импорте внешней таблицы Access 2002 читает заголовок файла таблицы и преобразует типы данных полей внешней таблицы в типы данных Access. Поскольку Access 2002 поддерживает больше типов данных, чем другие настольные СУБД, преобразование типов происходит правильно. В табл. 3.3 приведено соответствие между типами данных таблиц dBASE, Paradox и Access.

Таблица 3.3. Соответствие типов данных некоторых СУБД

При импорте из многопользовательской базы данных необходимо иметь монопольный доступ к импортируемому файлу таблицы. При этом другие пользователи не будут иметь доступа к файлу таблицы, пока не будет закрыто диалоговое окно Импорт (Import).

Замечание

В Access 2002 вы можете непосредственно открывать файлы других форматов из диалогового окна Открытие файла базы данных (Open). Открыв список в поле Типы файлов этого окна, вы увидите в этом списке все те форматы, которые мы только что описывали. При выборе файла одного из указанных в списке форматов Access создает новый файл базы данных (в формате Access) в той же папке, в которой находится выбранный файл, и присоединяет (импортирует) все таблицы из выбранной базы данных.

Импорт или присоединение таблиц из внешних источников данных с помощью драйверов ODBC выполняется аналогично. В списке типов файлов окна Связь (или Импорт) нужно установить значение ODBC Databases, после чего сразу появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать источник данных или создать новый. После создания источника данных дальнейший процесс импорта (присоединения) выполняется так же, как и для таблиц других баз данных.

Импорт и присоединение таблиц других форматов — достаточно сложный процесс, который не всегда завершается успешно. При обнаружении проблем в процессе импорта файла Access 2002 создает таблицу Ошибки импорта (Import Errors), которая отображается в списке таблиц окна базы данных. Чтобы посмотреть обнаруженные ошибки, откройте эту таблицу.

Присоединение и импорт таблиц баз данных Access

Присоединять к базе данных Access можно не только файлы баз данных других форматов, но и отдельные таблицы из других баз данных Access. Процедура присоединения таких таблиц очень проста. Начало этой процедуры аналогично описанному выше стандартному процессу присоединения внешних таблиц:

1. Выберите команду Файл, Внешние данные, Связь с таблицами (File, Get External Data, Link Tables) или одноименную команду контекстного меню.
   
2. В появившемся диалоговом окне Связь (Link) раскройте папку, в которой находится файл MDB, содержащий нужную таблицу. В раскрывающемся списке Тип файла (Files of type) выберите Microsoft Access (*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde; *.ade) (обычно тип файла устанавливается в списке по умолчанию). Выделите файл MDB и нажмите кнопку Связь (Link). Появится диалоговое окно Связь с таблицами (Link Tables), изображенное на рис. 3.6.
   
3. В списке таблиц этого окна выделите имена тех таблиц, которые нужно присоединить к текущей базе данных. Чтобы выделить все таблицы, нажмите кнопку Выделить все (Select All). Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно Связь с таблицами (Link Tables) будет закрыто, а выделенные таблицы присоединены, и их названия появятся в окне базы данных.
   

Если присоединяемые таблицы являются связанными в своей базе данных, то эта связь между ними сохраняется и в той базе данных, к которой они были присоединены. Однако изменить свойства этой связи или удалить ее можно только в "родной" базе данных.

Импорт таблиц из других баз данных Access выполняется аналогично присоединению, только используется команда меню Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import) и диалоговые окна Импорт (Import) и Импорт объектов (Import Objects).

Рис. 3.6. Диалоговое окно Связь с таблицами

Импорт и присоединение электронных таблиц

Файлы, созданные приложениями электронных таблиц, управления проектами и т. д. также представляют собой таблицы специального вида. Было бы естественным включить в Access 2002 возможность импорта таких файлов в базу данных Access. И такая возможность в Access 2002 есть. При этом Access 2002 поддерживает следующие форматы:

• файлы рабочих листов (XLS) Excel 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 7.0 (Excel 95), 8.0 (Excel 97), 9.0 (Excel 2000), 10.0 (Excel 2002);
  
• электронные таблицы Lotus 1-2-3 в форматах WKS, WK1, WK2, WRK3, WRK4.
  

Этих форматов вполне достаточно, потому что практически все приложения, предназначенные для работы с электронными таблицами, позволяют экспортировать данные в один из этих форматов.

Access 2002 позволяет создавать таблицы в базе данных, импортируя их из рабочего листа Excel. При этом можно импортировать как целый рабочий лист, так и именованный диапазон ячеек этого листа. Кроме того, в процессе импорта может быть создана новая таблицы Access, которая будет содержать все импортируемые данные, или же эти данные будут добавлены к уже существующей таблице Access. При добавлении данных в существующую таблицу заголовки столбцов рабочего листа Excel (во всяком случае, для тех столбцов, которые должны импортироваться) должны совпадать с названиями полей этой таблицы.

Замечание

Импортирование отдельного рабочего листа из рабочей книги возможно, начиная с Microsoft Excel 5.0 и выше. При необходимости импортировать только один рабочий лист из других файлов электронных таблиц, содержащих несколько листов, нужно сначала каждый лист сохранить в отдельном файле.

Для того чтобы импорт прошел без ошибок, данные на импортируемом листе должны быть соответствующим образом организованы. На рис. 3.7 показан формат представления данных на рабочем листе Excel, который наиболее подходит для импорта в базу данных. Обратите внимание на то, что имена всех полей находятся в первой строке таблицы, а оставшиеся строки содержат данные. Тип данных в каждой ячейке одного столбца должен быть одинаковым, и в каждой строке должны использоваться одни и те же поля. В таком виде таблица на рабочем листе максимально соответствует таблице Access, что позволит упростить процесс импорта.

Рис. 3.7. Рабочий лист Excel

Для того чтобы подготовить данные на рабочем листе для импорта, может потребоваться выполнить несколько предварительных действий.

1. Запустите Microsoft Excel и откройте рабочий лист, данные из которого нужно импортировать.
   
2. Добавьте, если это необходимо, заголовки столбцов над первой строкой импортируемого диапазона данных. Заголовки столбцов будут применяться в качестве имен полей, поэтому в них нельзя употреблять точку' (.), восклицательный знак (!) и прямоугольные скобки ([]). Нельзя использовать одно имя дважды. Если в заголовках столбцов встречаются запрещенные символы или один заголовок применяется несколько раз, в процессе импорта данных это вызовет сообщение об ошибке.
   
3. Если необходимо импортировать не все данные рабочего листа, выделите нужный диапазон ячеек (вместе со строкой заголовка), а затем выберите команду Вставка, Имя, Присвоить (Insert, Name, Define) и присвойте имя выделенному диапазону.
   
4. Сохраните рабочий лист и закройте приложение Excel.
   

Замечание

Если ячейки рабочего листа содержали формулы, по которым вычислялись значения, то в таблицу Access будут импортированы только вычисленные значения.

Теперь данные рабочего листа можно импортировать в таблицу Access 2002. Для этого:

1. Запустите Access 2002 и откройте базу данных, в которую необходимо импортировать данные. Активизируйте окно База данных (Database), щелкнув по его заголовку левой кнопкой мыши.
   
2. Выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт (File, Get External Data, Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import).
   
3. Перейдите в папку, содержащую файл рабочего листа Excel. В раскрывающемся списке Тип файла (File of Type) выделите элемент Microsoft Excel (*.xls). Выделите имя файла и нажмите кнопку Импорт (Import) или просто дважды щелкните по имени файла левой кнопкой мыши. Запустится Мастер импорта электронной таблицы (Import Spreadsheet Wizard), первое диалоговое окно которого показано на рис. 3.8.
   
4. Если необходимо импортировать весь рабочий лист, выберите переключатель листы (Show Worksheets). Если же предполагается импортировать именованный диапазон рабочего листа, то выберите переключатель именованные диапазоны (Show Named Ranges). В списке первого диалогового окна Мастера импорта электронных таблиц будут выведены имена рабочих листов или диапазонов, соответственно. На рис. 3.8 список объектов состоит только из одного наименования "Клиенты", т. к. импортируемая таблица имеет один рабочий лист.
   

Рис. 3.8. Первое диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

5. Выделите нужное имя рабочего листа или диапазона ячеек. В нижней части первого окна мастера импорта выводится образец данных из выделенного элемента электронной таблицы. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к следующему шагу мастера. Появится диалоговое окно, изображенное на рис. 3.9.
   
6. Если первая строка импортируемых данных содержит заголовки столбцов, то их можно использовать в качестве имен полей. Для этого установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings). Снова нажмите кнопку Далее (Next). Появится диалоговое окно, показанное на рис. 3.10.
   

Рис. 3.9. Второе диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

Рис. 3.10. Третье диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

7. В этом диалоговом окне можно указать, где необходимо сохранить импортируемые данные — в новой таблице или в существующей. Выберите нужный переключатель и, при необходимости, нужную таблицу в списке в существующей таблице (In ah Existing Table). Нажмите кнопку Далее (Next). Если вы добавляете данные к уже существующей таблице, то все промежуточные шаги будут пропущены и появится последнее диалоговое окно мастера (см. шаг 12). Если же вы создаете новую таблицу, то появится диалоговое окно, показанное на рис. 3.11.
   
8. В этом окне вы можете выбрать те столбцы, которые нужно импортировать (это необязательно все столбцы рабочего листа), и ввести некоторые параметры для полей будущей таблицы. Чтобы не импортировать (пропустить) какое-либо поле (столбец рабочего листа), выделите его и установите флажок не импортировать (пропустить) поле (Do not import field).
   
9. Мастер импорта электронных таблиц позволяет изменить или добавить (если они не определены в первой строке рабочего листа) имена полей таблицы, соответствующих столбцам рабочего листа. Для этого выделите столбец, щелкнув по нему левой кнопкой мыши, а затем укажите имя в текстовом поле имя поля (Field Name) (горизонтальная полоса прокрутки в диалоговом окне позволяет просмотреть все столбцы листа).
   
10. Если какое-либо поле нужно проиндексировать, выберите требуемый тип индекса в раскрывающемся списке индекс (Indexed).
    

Рис. 3.11. Четвертое диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

11. Если данные рабочего листа не форматировались или были отформатированы как текст, Access позволяет выбрать тип данных для каждого поля при помощи раскрывающегося списка тип данных (Data Type). На рис. 3.11 раскрывающийся список тип данных недоступен, поскольку импортируемый рабочий лист содержал форматирование, которое Access 2002 смог распознать автоматически.
    
12. Повторите шаги 9—11 для каждого столбца импортируемых данных. После того как заданы все имена и типы данных полей, определены проиндексированные поля, а также столбцы, которые нужно пропустить при импорте, нажмите кнопку Далее. Появится следующее диалоговое окно мастера импорта (рис. 3.12).
    
13. На пятом шаге Мастера импорта электронной таблицы можно определить ключевое поле новой таблицы. Чтобы Access 2002 автоматически добавил к импортируемой таблице ключевое поле с типом данных Счетчик и присвоил уникальный номер каждой строке таблицы, выберите переключатель автоматически создать ключ (Let Access add Primary Key). Чтобы определить один из столбцов импортируемого диапазона ячеек в качестве ключевого поля таблицы, выберите переключатель определить ключ (Choose my own Primary Key) и выделите в раскрывающемся списке название столбца. Если для импортируемой таблицы не требуется определение ключевого поля, выберите переключатель не создавать ключ (No Primary Key). Нажмите кнопку Далее. Появится последнее диалоговое окно.
    

Рис. 3.12. Пятое диалоговое окно Мастера импорта электронной таблицы

Совет

Прежде чем определить ключевое поле на основе одного из столбцов таблицы, убедитесь в том, что ячейки этого столбца содержат уникальные значения.

14. В поле ввода Импорт в таблицу (Import to Table) укажите имя новой таблицы. По умолчанию Access 2002 использует имя импортируемого рабочего листа или диапазона ячеек в качестве имени новой таблицы. Сразу после завершения импорта данных можно вызвать Анализатор таблиц, позволяющий оптимизировать структуру таблицы, например исключать повторяющиеся данные. В этом случае необходимо установить флажок Проанализировать таблицу после импорта данных (I would like a wizard to analyze my table after importing the data). Нажмите кнопку Готово (Finish), чтобы завершить процесс импорта данных. После того как импорт данных будет завершен, появится сообщение об успешном окончании операции.
    

Замечание

Если имя таблицы, которое вы указали на последнем шаге Мастера импорта электронной таблицы, совпадет с именем уже существующей в базе данных таблицы, то Access 2002 выведет диалоговое окно, в котором спросит у вас, заменить ли уже существующую таблицу новой или переименовать создаваемую таблицу.

При автоматическом определении типов данных полей импортируемой таблицы Access просматривает первые 20 строк импортируемого диапазона ячеек. Например, если каждый столбец в импортируемом диапазоне содержит числовые данные, то полю, соответствующему этому столбцу, присвоится один из числовых подтипов данных (выбор подтипа зависит от параметров форматирования рабочего листа Excel). Если же в первых 20 ячейках столбца содержатся числа, а в остальных встречается текст, то Access уже не изменяет тип данных поля, а создает таблицу ошибок импорта, в которой каждая запись соответствует одной ошибке. После окончания процесса импорта в случае возникновения ошибок выдается сообщение об этом (рис. 3.13) и указывается имя таблицы ошибок импорта.

Таблица ошибок импорта (рис. 3.14) позволяет найти записи, в которых возникли ошибки, и исправить их. Однако более правильным способом будет исправить рабочий лист Excel и повторить импорт данных. После исправления ошибок удалите эту таблицу.

Импортированная таблица появится в окне базы данных. Чтобы проверить, что желаемый результат достигнут, откройте импортированную таблицу в режиме Таблицы, дважды щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

Рис. 3.13. Сообщение о возникновении ошибок импорта

Рис. 3.14. Таблица ошибок импорта

Чтобы узнать, какие типы данных полей были выбраны при импорте рабочего листа, в окне базы данных откройте созданную таблицу в режиме Конструктора (рис. 3.15). В отличие от присоединенных таблиц, все свойства полей импортированных таблиц можно изменить.

Рис. 3.15. Импортированная таблица в режиме Конструктора

Access 2002 позволяет также связать рабочий лист Excel с базой данных Access. Благодаря этой возможности с присоединенным рабочим листом Excel можно работать как в исходном формате средствами Excel, так и в формате таблицы базы данных Access, причем это можно делать одновременно. Что касается изменения структуры рабочего листа, то на него распространяются правила работы с присоединенными таблицами, т. е. в режиме Конструктора можно изменить только те свойства полей, которые связаны с отображением этих полей в таблицах Access. При изменении структуры таблицы или перемещении ее в другую папку нужно обновить связь с ней.

Присоединение рабочего листа Excel выполняется практически так же, как и импорт, только используется команда Связь с таблицами (Link Tables). Мастер связывания электронной таблицы (Link Spreadsheet Wizard) аналогичен мастеру импорта, однако он не позволяет выбирать столбцы рабочего листа и изменять их параметры.

Импорт и присоединение таблиц из текстовых файлов

Access 2002 позволяет импортировать в базы данных табличные данные из обычных текстовых файлов. Эти файлы могут быть созданы либо одним из текстовых редакторов (например, приложением "Блокнот" в Windows), либо путем экспорта из другого приложения. Такая возможность особенно удобна в тех случаях, когда вам необходимы данные из приложения, которое не позволяет экспортировать данные из внутреннего представления в форматы DBF, WKS или XLS.

Существуют два основных формата текстовых файлов, в которых содержатся табличные данные:

• с полями фиксированной ширины — строки состоят из полей фиксированной ширины, пустые позиции при этом заполняются пробелами;
  
• с полями переменной ширины — со специальными символами — разделителями полей.
  

Для файлов с фиксированной шириной полей начало каждого поля определяется по его позиции относительно начала строки. Строки имеют одинаковую длину и разделяются символами новой строки (обычно это пара символов — возврат каретки и перевод строки).

Для файлов с разделителями полей существует несколько стандартных вариантов разделения полей. Они приведены в табл. 3.4.

Таблица 3.4. Форматы текстовых файлов, поддерживаемые Access 2002